Como Organizar um Workshop

Como Organizar um Workshop. Workshops bem-sucedidos são o resultado direto de uma preparação prévia adequada por parte do organizador. Esse tipo de evento envolve um esforço caro e demorado, portanto, é de suma importância que atenda ou supere seu objetivo de comunicar as informações apresentadas ao grupo-alvo selecionado.

Se você é um planejador de eventos de primeira viagem, este artigo pode lhe ajudar a planejar um workshop e dar vida a esse tipo especial de evento.

O que é um Workshop?

O termo workshop é comumente usado para descrever muitos tipos diferentes de eventos. Mas, para não se confundir, pense em um workshop como um pequeno evento com o objetivo de fornecer valor informativo aos participantes. Alguns exemplos de ideias para workshops incluem:

• Aulas de fotografia;
• Palestras motivacionais;
• Treinamento de funcionários;
• Sessões de redação criativa;
• Aulas de culinária.

Mas vai muito além disso. Quase tudo pode se tornar um workshop com o planejamento certo.

Porque e Quando Realizar um Workshop em Sua Empresa

Organizar um workshop é uma forma eficaz de treinar um grupo de pessoas, fazer com que elas desenvolvam um trabalho colaborativo ou mesmo aprendam de forma interativa.

Em muitos casos, uma equipe de projeto é formada por pessoas que não trabalham juntas no dia a dia. Organizar um workshop dá a você a oportunidade de colocar todos na mesma sala para:

• Facilitar o trabalho colaborativo (planejamento, concepção…);
• Ensinar novas habilidades para a equipe;
• Aproveitar o conhecimento de cada membro da equipe;
• Atualizar a equipe para que todos estejam alinhados ao estado atual do projeto;
• Facilitar o processo de tomada de decisão pela equipe.

Como Organizar um Workshop

Seja qual for o seu objetivo com a realização do workshop, é importante que os participantes tenham uma experiência de qualidade. Com isso em mente, reunimos algumas dicas simples para ajudá-lo a planejar seu evento.

Faça uma Lista de Verificação

Antes do workshop, pode ser útil começar fazendo uma lista de verificação de tudo o que você precisa considerar. Por exemplo:

• Determinar o orçamento disponível;
• Determinar o tema a ser apresentado;
• Escolha do apresentador;
• Identificar o grupo-alvo e o número de participantes;
• Escolher o local onde o evento será realizado;
• Preparar os recursos necessários (livros, manuais, projetores, crachás, etc);
• Planejar as refeições.

Planejamento das Atividades

As melhores atividades do workshop começam com um quebra-gelo relacionado ao tema do workshop, seguido pelo evento principal e um período de descontração.

Certifique-se de que o palestrante saiba a energia que deve trazer para o evento. Além disso, lembre-se de que, embora você deva delinear a apresentação, deve haver espaço para que o evento flua com a vibração do grupo também. Isso significa dar aos participantes espaço para falar.

Quais Refeições Servir em um Workshop

Ao considerar o tipo de refeição para servir em seu evento, tenha em mente o período do dia em que ele será realizado. Se durar apenas algumas horas, basta servir um café acompanhado com:

• Bolachas;
• Pães;
• Frios;
• Frutas;
• Outros tipos de bebidas, como suco, chá, chocolate.

Eventos mais longos e exaustivos podem deixar os convidados com bastante apetite. Quando um workshop durar o dia todo, pode ser necessário oferecer mais de um tipo de refeição, além do tradicional coffee break.

Uma boa ideia para servir os alimentos nesses eventos mais longos é o Buffet Americano, que possibilita uma melhor circulação no ambiente e maior interação entre os participantes, mesmo durante o almoço.

Aqui, é possível variar bastante o cardápio, oferecendo:

• Massas quentes;
• Saladas;
• Carnes grelhadas;
• Frutos do mar.

Deixar os alimentos expostos de forma elegante em uma mesa de bufê é um convite para que os participantes do workshop possam se servir. Assim, eles ficam livres para escolher o que vão comer. Temos um artigo completo aqui no blog sobre como harmonizar bem a distribuição dos alimentos em uma mesa: “Como Montar uma Mesa de Bufê“.

Certifique-se de ter as louças, os copos, talheres e utensílios necessários para atender a todos. Se tem um grande número de participantes, os pratos e talheres descartáveis podem facilitar muito o seu trabalho de arrumação após o evento.

Outra dica é preparar antecipadamente os talheres, embrulhando-os em guardanapos. Você também pode considerar nossos kits de talheres descartáveis embalados individualmente, que são práticos e higiênicos.

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Mais Informações sobre este assunto na Internet:

• Howspace
• Mind Tools